Q-MobilityCard
De Q-MobilityCard is een mobiliteitskaart waarmee alle alternatieve vormen van vervoer, zoals onder andere het openbaar vervoer, taxi, deelauto, deelfiets en ov fietsenstalling, kunnen worden afgerekend. Uw medewerker valideert elke rit waarbij de keuze kan worden gemaakt voor woon/werk, zakelijk en privé, de kosten worden op basis de optimale fiscale ruimte verrekend. Optioneel kan ervoor worden gekozen ook tanken mogelijk te maken alsmede parkeren en afrekenen van tol of pont toe te staan. Dit gebeurd over het algemeen wanneer een medewerker binnen zijn budget nog een mogelijkheid heeft van een zakelijke (lease)auto.
Met de Q-MobilityCard heeft uw medewerker toegang tot alle vormen van mobiliteit met één kaart.
De mobiliteitsdiensten van de Q-MobilityCard
- Parkeren
- Metro
- Bus
- Trein
- Laden
- Tanken
- Deelauto
- Deel-/OV fiets
- Deel scooter
- Taxi
- Pont
HOE WERKT HET?
Faciliteren van mobiliteitsbudgetten
De mogelijkheid bestaat het gebruik van de Q-MobilityCard te kopellen aan een maandelijks maximaal (mobiliteits)budget per medewerker. Binnen het budget heeft de medewerker de keuzevrijheid van verschillende vormen van vervoer, zowel zakelijk als privé. Van welke keuzemogelijkheden uw medewerkers gebruik mogen maken bepaalt u, dit kan per medewerker, functie of afdeling verschillen. Wij hebben de mogelijkheid de verschillende keuzes in combinaties voor u vorm te geven middels budgetgroepen.
Administreren van mobiliteitsbudgetten
Het administreren van mobiliteitsbudgetten was tot nu toe ingewikkeld, immers u moet alle kosten per maand op een rij zetten, handmatig beoordelen of een rit woon/werk, zakelijk of privé is, als zodanig administratief vastleggen en handmatig met het budget verrekenen. Het gevolg is dat veel werkgevers afzien van de mogelijkheid van een mobiliteitsbudget, ondanks de vele voordelen, of dan maar kiezen voor de eenvoudige weg: het mobiliteitsbudget omzetten naar een maandelijks (extra) bruto vergoeding.
Dat kan anders!
Q-MobilitySolutions heeft daarvoor de oplossing. Wij kunnen de administratie van mobiliteitsvergoedingen volledig voor u uit handen nemen en regelen de maandelijkse verrekening met uw salaris-/administratiepakket. Uw medewerker maakt gebruik van onze Q-MobilityCard en valideert elke rit, Q-MobilitySolutions doet de maandelijks controle en voert de (automatische) verrekening met het mobiliteitsbudget uit. U krijgt maandelijks, middels een vast bestand, alle data aangeleverd die rechtstreeks in uw salaris-/administratiepakket ingelezen kan worden. Hiermee is het mogelijk op een eenvoudige en transparantie manier een mobiliteitsbudget in te voeren waarbij u als werkgever kunt profiteren van lagere kosten, minder (lease)auto’s, minder uitstoot, betere CO2 footprint en uw medewerker heeft de keuzevrijheid en de mogelijkheid eind van de maand meer over te houden.
Fiscaliseren van mobiliteitsbudgetten
Naast het administreren van mobiliteitsbudgetten is het van belang dat de mobiliteitskosten op een juiste wijze worden verrekend en binnen de fiscale mogelijkheden optimaal worden benut. Dit houdt in dat de vergoedingen voor woon/werk en zakelijk netto worden verrekend met het maandelijkse budget. Het deel van het budget dat “overblijft” kan periodiek (maandelijks, per kwartaal of half jaar) bruto worden verrekend.
Privégebruik
Wanneer u de medewerkers de mogelijkheid geeft de Q-MobilityCard ook privé te gebruiken komt dat ten goede aan uw “goed werkgeverschap”. Het voordeel van uw medewerker is dat hij/zij eenvoudig gebruik kan maken van alternatieve vervoersvormen als openbaar vervoer of een deelauto maar hoeft deze kosten niet per rit meteen zelf af te rekenen, dit gebeurd middels een maandelijkse verrekening op het salaris.
Indien uw medewerker privé gebruik maakt van de Q-MobilityCard zullen deze kosten met het netto salaris worden verrekend. Q-MobilitySolutions draagt zorg voor de optimale fiscale verrekeningen waarbij de kosten voor u als werkgever zullen dalen en de medewerker door verstandige keuzes per maand netto meer overhouden. Ook de privé kosten worden maandelijks in uw salaris-/administratiepakket ingelezen en derhalve automatisch verrekend.
Controle
Q-MobilitySolutions voert maandelijks de controle uit op de te verrekenen woon/werk en zakelijke ritten. Ons systeem voldoet aan alle AVG normen, het is derhalve bijvoorbeeld niet mogelijk privé gevalideerde ritten in te zien. Uiteraard heeft u als werkgever inzicht in de verschillende zakelijke transacties.
DASHBOARD
Dashboard
Ons online dashboard geeft u inzicht in reistransacties en kosten.
- Alle mobiliteit geïntegreerd
- Q-MobilityCard
- App(s)
- Klantenservice
- Inzicht, facturatie en rapportage
Praktijkgebruik Q-MobilityCard
- Registratie (eenvoudige en gebruiksvriendelijke ritregistratie)
Gemakkelijk bijhouden van kilometers en ritten. Via de app kunnen alle ritten worden geregistreerd, dit kan automatisch of door het handmatige activeren van een rit. Ons systeem herkent algoritmes waardoor vaste ritten die eerder als woon/werk of zakelijk zijn gevalideerd automatisch in toekomstige ritten worden gevalideerd. Uiteraard heeft uw medewerker de mogelijkheid hier aanpassingen in te doen. De gegevens verschijnen vervolgens in het Dashboard; hier kan uw medewerker zelf informatie (zoals woon/werk, zakelijk, privé of een projectomschrijving) toevoegen, indienen en laten fiatteren.
- Declaratie (geen gedoe met bonnetjes en declaraties)
De ritregistratie is de basis van het declareren. Q-MobilitySolutions koppelt automatisch de juiste vergoeding aan de kilometers, ook als deze per reisdoel en vervoermiddel varieert. Dit voeren wij voor u op maat in ons mobiliteitssysteem welke aan alle wettelijk eisen aangaande privacy voldoen (AVG). Parkeerkosten of een lunch declareren? Uw medewerkers kunnen deze kosten ook (handmatig) declareren via de Q-Mobility app. Heel eenvoudig, door de bon te fotograferen of te scannen.
- Q-MobilityCard (flexibel reizen met alle vormen van verover)
De ene keer de deelauto, de andere een OV-fiets of de trein. Flexibel en gemakkelijk. U geeft aan welke reismogelijkheden uw medewerkers mogen gebruiken en wij regelen de rest. Mocht u binnen uw organisatie veel OV-abonnementen gebruiken, kunnen wij deze analyseren. Het is aannemelijk dat u voordeliger uit bent met de Q-MobilityCard.
- Met het mobiliteitsbudget geeft u uw medewerkers een vast maandelijks bedrag waaruit zij hun reiskosten kunnen declareren. Het budget wordt ingericht op de manier zoals u dat wenst. U geeft als werkgever uw medewerkers de volledige vrijheid om te reizen zoals zij dat willen. U kunt specifieke vormen van vervoer binnen het budget extra stimuleren en de reiskosten zijn op deze wijze goed voor u te budgetteren. Steeds vaker worden mobiliteitsbudgetten ingezet als alternatief voor de leaseauto, een fiscaal aantrekkelijk alternatief.